Catégories
Actualités

Pourquoi nous détestons les réunions Web et comment nous pouvons les améliorer

Conseils pour aider à rendre les conférences Web supportables

Au cours des derniers mois, comme la plupart de la planète, j'ai vécu une grande partie de ma vie virtuellement et en temps réel, via une plateforme de conférence Web. J'ai fait du perfectionnement professionnel des enseignants via Skype, participé à des réunions via Ring Central et fait des présentations de conférences nationales et internationales via Adobe Connect et WebEx. J'ai fait un zoom sur mon chemin à travers les cafés, les cocktails et les groupes de livres, avec des amis et de la famille à travers le monde.

Ce faisant, j'ai réussi à m'embarrasser à plusieurs reprises (généralement dans les situations les plus importantes). J'ai montré mes notes de présentateur lors de conférences; me couper la tête (au figuré) à cause des mauvais angles de caméra; répondu aux mauvaises personnes par chat; parlé entre collègues; et organisé et présidé des séances d'enseignement plutôt ennuyeuses. Chaque déception, pépin et erreur semble plus flagrante et impitoyable lorsqu'elle se produit en temps réel, visuellement, via un système de conférence Web.

Je ne suis pas le seul à détester les conférences Web. Les étudiants à qui je parle détestent la façon dont cela les fait paraître. Les enseignants avec qui j'ai parlé ont vu des activités parfaitement bonnes se désintégrer lors d'une session en ligne en direct. Nous avons beaucoup lu sur les problèmes d'ergonomie, les problèmes de vision et la fatigue de l'écran, car notre fascination initiale pour Zoom a cédé le pas.

Notre nouvelle norme: en tout

Mais les cours et les réunions sur le Web sont là pour rester dans un avenir prévisible, alors comment les améliorer? Comme beaucoup d’entre vous, j’ai beaucoup appris au cours des derniers mois: sur les technologies de conférence Web, sur l’enseignement en ligne, sur la communication en ligne en temps réel et, surtout, sur la préparation à enseigner, à se rencontrer et à présenter via la technologie. Il y a quelques mois, j'ai commencé une liste de ce que j'ai appris à faire et à ne pas faire lors de webinaires et de réunions Web. Ci-dessous, je partage 40 (+1) conseils qui m'ont aidé à tirer des leçons de mes erreurs:

La technologie

  1. Différencier: Toutes les technologies de webinaire ne sont pas identiques. Décidez du système de conférence Web à utiliser en fonction de l'objectif, du nombre de présentateurs et de participants.
  2. Assurez-vous que tous les participants savent comment utiliser la technologie (connexion avec nom d'utilisateur et mot de passe, navigateur, ordinateur portable et système de visioconférence, en particulier la fonction d'inhibition, la vidéo, le chat, les questions et réponses).
  3. Testez Internet et ayez un plan de sauvegarde en cas de défaillance de la technologie.
  4. Pour les réunions ou les plates-formes à enjeux élevés, comme Adobe Connect, ayez une personne de support technique à portée de main.
  5. Fermez toutes les applications, à l'exception des systèmes de conférence Web et des présentations, afin qu'aucune notification ou information personnelle n'apparaisse pendant le webinaire.
  6. Faites taire les téléphones portables lors d'un webinaire.
  7. Si vous utilisez des caméras, assurez-vous que les participants positionnent la caméra de manière à ce qu'ils soient face à l'écran et qu'il n'y ait pas de rétro-éclairage.
  8. Pour les présentations, utilisez des polices de grande taille sans empattement (20 points) et assurez le contraste arrière-plan / texte pour assurer la lisibilité.
  9. Limitez les animations et les transitions de diapositives.
  10. Si les participants sont censés partager l'écran, utiliser la vidéo et l'audio, assurez-vous que ces paramètres sont activés.

Instruction

  1. Créez une salle d'attente et organisez une activité pour les participants avant le début du webinaire (par exemple, lancez une question de sondage).
  2. Mobiliser les participants: il est facile pour les étudiants de se désengager pendant les webinaires, alors assurez-vous de les garder impliqués par le biais de sondages, de questions, d'appels à froid (le randomiseur d'Adobe Connect peut vous aider ici), de discussions, de petites séances en petits groupes. et demander aux étudiants d'animer une partie du webinaire.
  3. Planifiez le webinaire sur papier: Décrivez qui fait quoi, qui dit quoi, combien de minutes, etc. Ceci est particulièrement utile pour les webinaires avec plusieurs présentateurs.
  4. Commencez à l'heure et finissez à l'heure.
  5. Utilisez des stratégies pédagogiques actives: activités de raisonnement inductif, discussions en petits groupes dans les salles de sous-commission, etc.
  6. Utilisez souvent les salles de sous-commission: Oui, je me répète. Les discussions / activités en petits groupes dans les salles d'atelier rendront les webinaires plus attrayants que les sessions entières en grand groupe.
  7. Encouragez l'utilisation de la fonction de chat et demandez à quelqu'un de surveiller le chat. Allez-y souvent.
  8. Enregistrez le webinaire / la réunion Web et suivez le webinaire / la réunion, partagez les enregistrements, les diapositives, les notes, la transcription du chat et d'autres ressources aux participants.
  9. Découvrez comment les participants peuvent se connecter et travailler ensemble – avant, pendant et après les webinaires / réunions.
  10. Trouvez un équilibre entre ce que les participants apprendront de vous, les uns des autres et du contenu,

Préparation

  1. Limitez le nombre de participants pour vous assurer que tout le monde est actif.
  2. Soyez conscient des différences de fuseau horaire et planifiez la durée et l'interactivité de votre réunion en conséquence.
  3. Créez un agenda et partagez-le avec les participants.
  4. Envoyez des rappels générés par la conférence Web concernant un webinaire / une réunion une semaine avant, un jour avant et une heure avant la réunion.
  5. Initiez les participants à l'étiquette du webinaire (caméras allumées pour montrer que nous sommes concentrés; pas le multitâche; utiliser le chat par rapport à l'audio; couper le son; et comment faire savoir à quelqu'un quand il est parti avec le temps).
  6. Décidez avant le webinaire ou la réunion quel est le protocole de la caméra: caméras activées pour les présentations, puis désactivées ou activées uniquement pour les présentateurs, etc.
  7. Décidez quel est le protocole audio – tout le monde est coupé lors de l'entrée ou non – et partagez-le avec les participants.
  8. Faites un essai complet deux jours avant le webinaire: demandez aux participants de s'exercer à partager leurs écrans, à configurer un diaporama, à faire avancer les diapositives, à arrêter le partage, à utiliser les questions et réponses et à tester la vidéo, le son et l'éclairage. Surtout, demandez aux participants de parcourir leurs présentations afin que vous ayez le temps.
  9. Faites un autre essai à sec plus simple 30 minutes avant le webinaire pour vous rafraîchir.
  10. Prévoyez du temps supplémentaire dans l'agenda pour permettre aux participants d'entrer dans la réunion (cela peut prendre jusqu'à une minute sur certaines plateformes), pour les retards sur Internet, les transitions de diapositives, les présentations d'ouverture et de fermeture, les diapositives qui ne progressent pas, etc.

la communication

  1. Établir et communiquer les attentes / objectifs du webinaire / réunion.
  2. Pour les premières réunions, prenez le temps d'établir des règles de base.
  3. Faites attention à votre ton: utilisez des tons de voix accueillants et neutres.
  4. Si les participants ne se connaissent pas, utilisez des brise-glaces et des activités en petits groupes pour que les participants se connaissent.
  5. Encouragez les participants à demander de l'aide / posez des questions pendant le webinaire.
  6. Bienvenue aux participants lorsqu'ils entrent dans le webinaire.
  7. Assurez-vous que tout le monde se connaît – sinon, prévoyez du temps pour les présentations.
  8. Exagérez légèrement les expressions pour que les participants puissent voir quand vous aimez quelque chose, etc.
  9. À la fin du webinaire, résumez les principaux points et les prochaines étapes.
  10. Réfléchissez: Après le webinaire / la conférence Web, examinez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné et décidez comment corriger ce qui n'a pas fonctionné.

Et le meilleur conseil de tous … arrêtez de vous regarder dans vos réunions Zoom!

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *