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La clarté et la cohérence sont essentielles alors que les collèges partagent leurs plans d'automne, selon les experts

Chaque semaine, près d'un millier de professeurs, membres du personnel, étudiants, parents et anciens élèves se joignent Mary Schmidt Campbell, présidente du Spelman College pour une mairie virtuelle où elle les met à jour sur les événements rapides autour de la pandémie, prend leurs questions et répond à leurs préoccupations. Le nombre de participants étant limité, les vidéos sont ensuite publiées en ligne.

Schmidt Campbell a lancé la série le 1er avril, après que le collège historiquement noir a fermé son campus d'Atlanta. Depuis lors, les mairies ont couvert des sujets allant de l'enseignement en ligne et de la distribution d'aide d'urgence aux politiques de logement et de remboursement. Spelman augmenté les mairies avec des messages texte, des courriels, des appels téléphoniques et des mises à jour du site Web.

Cette sensibilisation peut sembler exagérée, mais les experts en communication disent que dans ce climat d'incertitude, moins il y a d'axiome, plus cela ne s'applique pas.

"Il était vraiment important de permettre des communications ouvertes, non seulement pour nos étudiants potentiels, mais aussi pour nos étudiants de retour", a déclaré Ingrid Hayes, vice-présidente de Spelman pour la gestion des inscriptions. "Nous avons travaillé de manière très intentionnelle pour avoir des conversations franches sur tout le campus au sujet de nos plans pour l'automne et pour nous assurer que nos nouveaux membres de la communauté sont informés."

Alors que la California State University, le plus grand système universitaire du pays, a annoncé à la mi-mai des plans pour un semestre principalement en ligne, la grande majorité des étudiants à l'échelle nationale restent dans les limbes sur leurs trimestres d'automne. Cette incertitude persistante, disent les experts, explique pourquoi les collèges et les universités ont besoin d'une stratégie de communication globale.

L'établissement d'un modèle de communication informative et franche peut aider, a déclaré Philip Hauserman, vice-président des communications de crise au Castle Group. "Que ce soit toutes les deux semaines, tous les lundis ou tous les troisièmes jeudis, la cohérence est importante pour gérer les attentes", a-t-il déclaré. «La sous-communication entraînera des spéculations, des rumeurs et des risques, tandis que la sur-communication peut inutilement aggraver les inquiétudes ou conduire à un examen plus approfondi.»

L'art de rassurer

Un sondage effectué au début de la pandémie a suggéré que les collèges de quatre ans pourraient perdre jusqu'à 20% de leurs inscriptions de première année cet automne. Madeleine Rhyneer, doyenne de la gestion des inscriptions au cabinet de conseil EAB, estime que ce nombre est trop élevé. Les plus de 250 collèges avec lesquels son entreprise travaille n'ont pas vu les inscriptions diminuer de manière significative et ne s'attendent pas à cet automne. Elle reconnaît cependant que cela dépend beaucoup de ce qui se passera avec le virus cet automne, et elle conseille aux institutions d'être vigilantes quant à la diffusion d'informations.

"Il doit y avoir beaucoup plus de réconfort," Rhyneer a dit. "Rassurez-vous que vous avez un plan, puis rassurez-vous sur ce que le plan est réellement et comment il va fonctionner."

Sydney Scott, qui sera junior à la Brown University cet automne, estime que l'université pourrait mieux communiquer avec ses étudiants. "Nous entendons le président un peu plus d'une fois par mois, mais cela n'a pas été très cohérent et souvent, ils n'ont pas vraiment beaucoup d'informations à nous donner."

Brown a déclaré qu'il prévoyait de finaliser les plans d'automne d'ici la mi-juillet. En plus de se préparer à la possibilité d'un semestre d'automne entièrement isolé, l'université envisage également de diviser l'année universitaire 2020-2021 en trois semestres afin de réduire la densité de la population. Scott, membre de l'équipe universitaire de piste d'Université, réfléchit à ce que tout cela signifie pour l'athlétisme.

"L'athlétisme fait partie intégrante de mon expérience universitaire", a-t-elle déclaré, ajoutant qu'elle envisagerait de prendre une année sabbatique si les sports ne pouvaient pas continuer. (La NCAA éligibilité étendue pour les étudiants-athlètes dans les sports de printemps.)

Depuis que l'Université de Californie à Berkeley a fermé son campus et est passée à l'apprentissage à distance en mars, Alec Lumsden, un junior entrant, a déclaré avoir reçu des communications du chancelier de l'université au moins une fois par semaine, mais il lui a fallu près de trois mois pour avoir des détails sur le semestre d'automne. Quand ils sont finalement arrivés, un e-mail du 17 juin, Lumsden l'a trouvé décevant.

"Nous avons créé un ensemble d'options pour vous", a écrit la chancelière Carol Crist. "Vous et votre famille devrez décider de la ligne de conduite qui vous convient en fonction de votre situation, de vos préférences, de vos objectifs et de votre jugement sur le risque."

L'université n'exige pas que les étudiants retournent sur le campus, et le courrier électronique du Christ indique que «presque toutes» les offres académiques seront accessibles à distance. Lumsden, qui vivrait hors campus, ne voit pas l'intérêt de quitter sa ville natale de Charlotte, en Caroline du Nord, pour Berkeley, en Californie, uniquement pour suivre des cours en ligne. Mais il est frustré que l'école lui laisse le choix en grande partie, car il aime Berkeley et préférerait être là.

"Parfois, je me demande si je suis impatient d'essayer de reculer alors que je pourrais simplement attendre la pandémie de COVID," Lumsden m'a dit. Il pourrait prendre une année sabbatique à la place, a-t-il ajouté, affirmant que l'enseignement en ligne "n'a tout simplement pas la même valeur" que les cours en personne.

Dans un e-mail à Education Dive, un porte-parole de UC Berkeley a déclaré que l'université diffuse des informations aux étudiants via des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux et un site Web dédié. La sensibilisation comprend des entretiens avec les dirigeants du campus et des sessions de questions-réponses, ont-ils déclaré.

Un porte-parole de l'Université Brown a déclaré dans un e-mail que l'université s'attend à partager ses plans pour la prochaine année universitaire d'ici la mi-juillet au plus tard. Ils ont fait référence à un site Web de mises à jour sur la réponse de l'université à la crise.

S'assurer que les étudiants restent recrutés

Même s'ils prennent des congés, Scott et Lumsden disent qu'ils vont retourner dans leurs mêmes institutions. Mais les collèges doivent également se soucier de perdre des étudiants, en particulier de leur classe de première année entrante. Spelman déployé de nouvelles incitations et augmenté les communications pour garder ses 660 nouveaux étudiants dans le giron. Cela comprend des cours de perfectionnement professionnel gratuits, une série de discussions avec les professeurs et des vidéos d'information sur ce à quoi ils peuvent s'attendre à leur arrivée et après l'obtention de leur diplôme.

De ce groupe, 40 étudiants ont soumis un dépôt mais n'ont pas pris de décision finale. "Spelman travaille à réaffirmer leur décision, " Hayes m'a dit. "Nous avons le sentiment de tisser des liens encore plus forts avec cette nouvelle classe."

Plus de 40 millions de demandes de chômage ont été déposées depuis le début de la pandémie, incitant de nombreuses écoles à réévaluer la situation financière de leurs élèves. Hayes dit un certain nombre de Spelman 's les nouveaux étudiants et les anciens étudiants ont déposé des appels à l'aide qui sont évalués au cas par cas.

Mais le collège se trouve dans une position qu'il n'aurait pas pu imaginer il y a même un mois. Merci à un don de 40 millions de dollars de la philanthrope Patty Quillin et de son mari, PDG de Netflix Reed Hastings, Spelman peut offrir des bourses complètes de quatre ans à 200 étudiants de première année au cours des 10 prochaines années.

La scène du show-me

La grande majorité des étudiants entrants de première année et de retour à Brown ont déclaré dans un récent sondage qu'ils reviendraient sur le campus si l'université rouvrait et ramenait les étudiants à l'horaire normal – un scénario que l'université a admis était "optimiste". Beaucoup moins ont dit qu'ils termineraient le mandat s'il devait être mené à distance.

La forme que prendra l’automne est incertaine, mais déjà les écoles annulation des saisons d'athlétisme, et le nombre de personnes prévoyant de rouvrir la plupart ou entièrement en personne diminue, selon un chef d'accusation.

Hauserman a déclaré que la prochaine vague de communication devrait expliquer l'exécution. Cela comprend les processus pour des facteurs tels que les tests, l'éloignement social, le contrôle de la température, l'hygiène et la recherche des contacts. Certaines écoles fournissent des exemples visuels de ce à quoi ressembleront l'environnement de la salle de classe et du campus avec des fonctionnalités de distanciation sociale incorporées.

"C'est pour aider à gérer les attentes des étudiants, en particulier (pour) les étudiants qui reviennent, que les choses ne seront pas les mêmes", a-t-il déclaré.

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