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7 façons de maximiser l'efficacité et la productivité du travail à distance

Former vos employés à travailler à distance

Cela peut surprendre de nombreux chefs d’équipes virtuelles, mais il est possible que vos employés vedettes du «monde réel» subissent d’énormes pertes d’efficacité et de productivité dans le monde du travail en ligne! C'est parce qu'ils ne sont pas habitués à travailler à distance et aussi parce que le travail en ligne comporte un ensemble unique de distractions, qu'ils ne savent pas facilement reconnaître et contourner.

Dans cet article, nous allons explorer les 7 meilleures façons de maximiser l'efficacité et la productivité de la main-d'œuvre distante.

1. Procédure pas à pas pour la formation à distance

Pour que cette formation soit un succès, il est important de fournir aux employés un aperçu complet de ce qu'ils doivent attendre de la formation. Lancer des initiatives de formation «à froid» pourrait potentiellement laisser certains employés, en particulier ceux qui découvrent le travail à distance, du mal à suivre le rythme.

Choses à considérer:

  • Décidez de votre mode de livraison: synchrone ou asynchrone, dirigé par un instructeur ou mixte
  • Créer une liste détaillée des objectifs de formation
  • Mettez en évidence vos attentes (présence minimale obligatoire, soumissions de missions régulières, participation totale aux délibérations de groupe, etc.)
  • Envoyer les points saillants / aperçu du cours plusieurs semaines avant le coup d'envoi
  • Assurez-vous que tous les participants disposent d'informations d'identification et de profils de connexion fonctionnels plusieurs jours avant la date de visite prévue
  • Ne vous lancez pas immédiatement en «mode pas à pas» – organisez une série de «brise-glaces virtuels» pour présenter l'équipe et alléger l'ambiance avant de commencer

2. Affecter un mentor aux nouveaux employés distants

Les employés qui n'ont jamais travaillé en ligne auparavant pourraient trouver un changement de paradigme auquel s'adapter. Par conséquent, pour que la formation des employés à distance soit un succès, il est utile que chaque nouvel employé à distance ait un initié de l'entreprise pour les coacher / les encadrer tout au long du processus de travail à distance.

Choses à considérer:

  • Identifier formellement (nom, titre / rôle, coordonnées, etc.) la ou les personnes qui serviront de mentors
  • Établir des règles / limites de mentorat (quand contacter; comment (e-mail, SMS, chat vocal, appels vidéo), fréquence de contact)
  • Définissez les rôles, les responsabilités et les tâches qui définissent clairement la relation mentor / mentoré

3. Planifiez des enregistrements fréquents

Faites-le au niveau de l’équipe ainsi que pour chaque collaborateur, et évaluez comment ils se débrouillent à la fois au niveau professionnel et personnel. Le défi le plus unique de toute activité virtuelle, y compris la formation du personnel au travail en ligne, est l'isolement social. Les check-ins aident les travailleurs à distance à ressentir un sentiment de communauté. Si ces travailleurs sont ignorés trop longtemps, cela pourrait avoir un impact sur la santé et le bien-être des employés et nuire à la productivité.

Choses à considérer:

  • Organisez fréquemment des enregistrements «restez en contact» avec votre équipe virtuelle
  • En plus des mises à jour professionnelles, assurez-vous d'évaluer également leur bien-être personnel
  • Lorsque les check-ins se transforment en sessions de travail à part entière, il est parfois plus productif de demander à des membres spécifiques de l’équipe de se regrouper en petits groupes
  • Certains travailleurs à distance peuvent ne pas se sentir à l'aise d'exposer leurs «côtés personnels» à tout le monde lors d'une réunion virtuelle – alors faites-en la part
  • Laissez la porte ouverte aux employés individuels pour demander des contacts plus fréquents ou pour vous contacter dans un cadre privé en tête-à-tête pour discuter de problèmes individuels, qu'ils soient personnels ou professionnels

4. Surveiller l'engagement et la performance des apprenants

En tant que responsable d’équipe à distance qui forme votre équipe au travail en ligne, vous n’aurez pas le même niveau de visibilité sur votre personnel que si vous étiez dans un bureau physique. Il est donc facile d’ignorer les apprenants pendant de longues périodes, ce qui entraîne un désengagement des apprenants et de mauvaises performances.

Choses à considérer:

  • L'engagement et la performance vont de pair. Pour vous assurer que votre formation professionnelle en ligne atteint les deux objectifs, assurez-vous que les participants «obtiennent le programme» (c.-à-d. Qu'ils comprennent ses buts et objectifs) et «suivent le programme» (c.-à-d. Qu'ils respectent leurs rôles et responsabilités en tant qu'apprenants à distance).
  • Ne soyez pas un entraîneur passif. Faites attention à ce que vos apprenants font en ligne, à ce qu'ils disent et à la manière dont ils s'articulent, interagissent avec vous et communiquent avec les autres membres de l'équipe.
  • Il est important que les formateurs comprennent que tous les travailleurs à distance ne se ressemblent pas. Certains peuvent ne pas prendre d'interaction à distance; d'autres pourraient ne pas être doués pour l'autogestion et la réglementation. Repérez ces tendances et offrez des conseils / stratégies pour remédier à ces lacunes.

5. Gestion du temps lorsque vous travaillez à domicile

Même si vous formez le personnel pour qu'il exécute les mêmes rôles, bien qu'en ligne, comme il le ferait autrement s'il était au bureau, le temps nécessaire pour faire ce travail peut varier considérablement. Certaines tâches peuvent nécessiter plus de temps car le personnel ne sait pas comment travailler avec des équipes distantes. D'autres tâches peuvent être retardées parce que les personnes qui les exécutent n'ont pas les compétences adéquates en gestion du temps ou manquent de dextérité avec les outils en ligne.

Choses à considérer:

  • S'assurer qu'ils savent utiliser les outils (applis, logiciels, systèmes, équipements) du métier
  • Former les employés à prioriser le travail
  • Apprenez-leur à suivre les projets, en particulier si l'équipe distante travaille sur plusieurs tâches simultanément
  • Aidez-les à perfectionner leurs compétences multitâches
  • Encouragez-les à déléguer certaines tâches à d'autres collègues qui peuvent être mieux formés, qualifiés ou aptes à les faire
  • Dans le cadre de votre formation, incluez des conseils et des techniques pour rester concentré et éviter les distractions lorsque vous travaillez à distance

6. Conseils de productivité: trouver votre état d'esprit productif

Travailler dans des espaces de travail formels (c'est-à-dire «au bureau») offre aux employés un certain nombre de possibilités pour les garder concentrés et productifs. Il s'agit notamment de tendre la main à des collègues proches ayant des difficultés similaires ou d'utiliser des «pauses collectives» (comme dans une cafétéria ou un coin repas) pour entrer en contact avec des collègues.

Malheureusement, travailler en ligne n’offre pas de telles opportunités. La formation des travailleurs à distance doit offrir aux employés des conseils et des techniques sur la façon d'établir un état d'esprit qui mène à une productivité optimale.

Choses à considérer:

  • Rituels de début de journée: méditation et planification et hiérarchisation de la journée de travail
  • Pendant la journée: gérer votre boîte de réception; traiter les appels et les demandes de réunions, y compris les demandes non planifiées; stratégies de détente pour soulager le stress, comme des pauses d'étirement régulières ou des exercices au bureau
  • Rituels de fin de journée: vérification des listes de choses à faire; revoir les tâches / priorités du lendemain
  • Conseils généraux de productivité: préparation avant les réunions / séances de travail; traiter des affaires personnelles si nécessaire; prévoir un «temps de silence» pour se concentrer sur les éléments de votre liste de tâches

7. Représentation de la présence de la direction lors des interactions vidéo

Le travail en ligne nécessite principalement des appels de vidéoconférence ou d'autres interactions de groupe à distance (ou individuelles) basées sur une caméra. À l'instar des réunions en personne, la réussite de ces échanges nécessite des stratégies dont la plupart des employés qui n'ont jamais travaillé à distance manquent auparavant.

Votre trousse de formation au travail à distance doit donc inclure des aspects de la présence des cadres en ligne et d'autres aspects du travail en coopération dans des paramètres de groupe pendant les sessions de visioconférence.

Choses à considérer:

  • Avoir des antécédents professionnels pour les appels vidéo
  • Maintenez un code vestimentaire professionnel et ne soyez pas trop décontracté dans votre apparence personnelle
  • Vérifiez l'angle de la caméra, la qualité de la voix, l'éclairage avant chaque interaction vidéo
  • Soyez précis / concis lors des appels
  • L'étiquette concernant les interruptions ou «appeler» les autres participants; couper le téléphone lorsque vous ne parlez pas; pas de multi-tâches lorsque des collègues présentent; organiser des appels et gérer des participants indisciplinés
  • Transmettre vos sentiments poliment, aussi objectivement que possible à la caméra, à travers des indices faciaux ou un autre langage corporel (haussement d'épaules, gestes de la main, froncements de sourcils et mouvements des sourcils)

Travailler en ligne est loin de travailler dans un bureau, avec des collègues et collègues toujours disponibles à proximité pour vous soutenir, si nécessaire. La bonne nouvelle, cependant, est que ces défis ne sont pas insurmontables. Il existe de nombreuses façons de les gérer. Dans mon nouveau Comment former vos employés à distance: conseils, secrets et meilleures pratiques pour une formation efficace de la main-d'œuvre à distance guide, je fournis des recommandations détaillées, les meilleures pratiques et des cas d'utilisation pour soutenir votre approche unique pour former votre équipe au travail en ligne. De plus, il existe des liens vers des ressources d'apprentissage supplémentaires que vous pouvez exploiter, des outils de travail à distance que vous pouvez adopter et des idées que vous pouvez «emprunter» et personnaliser pour former efficacement votre personnel.

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